Pravila obdelave osebnih podatkov

 

1. Namen in obseg

 

Namen tega dokumenta (v nadaljevanju: Pravila) je predpisati načine, vrsto, obseg in namene obdelave osebnih podatkov v družbi PRIMORSKI SKLADI, Upravljanje z investicijskimi skladi, d.o.o., Koper, (v nadaljevanju: Družba), kakor tudi pravice posameznika, katerega osebni podatki se obdelujejo v Družbi. Družba želi jasno pokazati zavzemanje za ustrezno varstvo osebnih podatkov posameznika ter skrb za varno in skladno obdelavo le-teh, kakor tudi omogočiti posamezniku nadzor oziroma vpogled nad obdelavo njegovih osebnih podatkov v Družbi. Ta Pravila veljajo za vse produkte in storitve Družbe, razen za tiste, za katere Družba sprejme in objavi posebna pravila obdelave osebnih podatkov.

 

2. Pomen nekaterih bistvenih izrazov v povezavi z obdelavo osebnih podatkov

 

»Osebni podatek« pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

 

»Obdelava« pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.

 

»Oblikovanje profilov« pomeni vsako obliko avtomatizirane obdelave osebnih podatkov, ki vključuje uporabo osebnih podatkov za ocenjevanje nekaterih osebnih vidikov v zvezi s posameznikom, zlasti za analizo ali predvidevanje uspešnosti pri delu, ekonomskega položaja, zdravja, osebnega okusa, interesov, zanesljivosti, vedenja, lokacije ali gibanja tega posameznika.

 

»Upravljavec« pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki samo ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave; kadar namene in sredstva obdelave določa pravo Unije ali pravo države članice, se lahko upravljavec ali posebna merila za njegovo imenovanje določijo s pravom Unije ali pravom države članice.

 

»Obdelovalec« pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca.

 

3. Odgovornost za obdelavo osebnih podatkov

 

Upravljavec osebnih podatkov je družba PRIMORSKI SKLADI, Upravljanje z investicijskimi skladi, d.o.o., Koper, Pristaniška ulica 12, 6000 Koper – Capodistria, ki osebne podatke posameznikov obdeluje skladno z Zakonom o varstvu osebnih podatkov. Upravljavec osebnih podatkov nekatere podatke posreduje v obdelavo pogodbenim Obdelovalcem osebnih podatkov, ki imajo z Družbo, sklenjeno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov oziroma vsebinsko enak dogovor ali drug zavezujoč dokument, kar je natančneje opredeljeno v 5. točki.

 

4. Namen in vrste podatkov, ki jih družba obdeluje

 

Družba zbira in obdeluje naslednje osebne podatke: ime in priimek, spol, dejavnost, rojstni datum ter kraj in država rojstva, davčna številka, stalni in začasni naslov, naslov za obveščanje (če se razlikuje od stalnega in začasnega naslova), e-naslov, država bivanja, številka, datum, kraj in organ izdaje osebnega dokumenta, banka, kjer ima vlagatelj odprt transakcijski račun in številka transakcijskega računa, osebni podatki o morebitnih zastopnikih in pooblaščencih, podatki o politično izpostavljenih osebah, podatki o davčnem rezidentstvu, davčna številka države davčnega rezidentstva, podatki o politični izpostavljenosti, podatki o morebitnih dedičih enot posameznega investicijskega sklada, podatki za potrebe poročanja o davčnem rezidentstvu (FATCA in CRS) in drugi osebni podatki, katerih zbiranje in obdelavo Družbi nalaga veljavna zakonodaja.

 

Skladno z veljavno zakonodajo in za izpolnjevanje pogodbenih obveznosti do vsakega vlagatelja, Družba obdeluje osebne podatke vlagateljev za naslednje namene:

 

• Vse v zvezi z vodenjem evidence vlagateljev za zagotavljanje storitev upravljanja investicijskih skladov ter izvajanja vseh aktivnosti in dejavnosti Družbe, ki so povezane s kvalitetnim opravljanjem dejavnosti družbe za upravljanje, skladno z Zakonom o investicijskih skladih in družbah za upravljanje ter ostalih podzakonskih aktih in drugih zavezujočih pravnih aktih na nivoju Republike Slovenije in Evropske unije.
• Izvajanja aktivnosti za preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma, skladno z določili Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma in ostalih podzakonskih aktov in drugih zavezujočih pravnih aktov na nivoju Republike Slovenije in EU, kar pomeni predvsem obdelavo osebnih podatkov za namene ocene tveganosti posameznega vlagatelja, za opravljanje pregleda vlagatelja, spremljanja morebitne sumljivosti transakcije, kakor tudi zbiranje podatkov o izvoru premoženja vlagatelja, še posebno vlagatelja, ki je politično izpostavljena oseba in podobne dejavnosti, skladne z veljavno zakonodajo s področja preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma.
• Posredovanja državnim organom, kot na primer Urad Republike Slovenije za preprečevanje pranja denarja, sodišča, Komisija za preprečevanje korupcije, vse skladno z vsakokratnimi navodili za posredovanje osebnih podatkov posameznih vlagateljev.
• Družba obdeluje osebne podatke skladno z vso ostalo zakonodajo, kot na primer, a ne izključno, Zakon o davčnem postopku, Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, za potrebe poročanja o davčnem rezidentstvu (npr. Foreign Account Tax Compliance ACT (FATCA)) in za Enotni standard poročanja v EU (CRS) ter na njihovi osnovi sprejetih podzakonskih aktov ter zavezujočih pravnih aktov EU.

 

Družba obdeluje osebne podatke vlagateljev tudi na podlagi privolitve posameznika za naslednje namene:

 

• Za lažjo oceno profila posameznega vlagatelja Družba obdeluje tudi podatke vlagateljev, ki se prostovoljno odločijo za izpolnjevanje vprašalnika profila vlagatelja, kot na primer pričakovana donosnost naložbe, predvidena doba varčevanja v vzajemnih skladih, namen varčevanja. Družba uporablja pridobljene podatke z namenom ocenitve nagnjenosti posameznika k tveganjem in kot pripomoček za lažjo komunikacijo s posameznikom, pri čemer izpolnjevanje vprašalnika profila vlagatelja ni pogoj za koriščenje katerekoli storitve Družbe, kakor tudi ne za pristop k posameznemu vzajemnemu skladu ali koriščenju katerekoli druge storitve, ki jo nudi Družba.
• Neposrednega trženja, skladno z vsakokratno veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov, ostalih podzakonskih aktov in drugih zavezujočih pravnih aktov na nivoju države ter Evropske unije (kot na primer, a ne izključno, Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov). Neposredno trženje se izvaja predvsem na način, da Družba obvešča posameznike o produktih in storitvah Družbe ter promocijah in drugih ugodnostih za vlagatelje, o stanju na finančnih trgih in o drugih novicah.
• Vzorčenja, segmentiranja, anketiranja, statistične obdelave podatkov, raziskav trga, ugotavljanje uporabe storitev ter prilagajanje ponudbe storitev in produktov Družbe posameznemu vlagatelju.
• Ažuriranja evidenc vlagateljev na način, da Družba pridobi podatke iz registrov, ki se vodijo pri državnih organih in institucijah, kot na primer, a ne izključno, Centralni register prebivalstva, Finančna uprava Republike Slovenije.
• Izvajanja nagradnih iger, pri čemer osebne podatke posameznikov Družba obdeluje skladno z vsakokratnimi pravili nagradne igre za namene podelitve nagrade, kakor tudi za morebitne davčne namene, če je to potrebno zaradi vrednosti nagrade.
• Rednega obveščanja (e-novice) o novostih na finančnih trgih, mesečnih poročil o poslovanju skladov Družbe ter občasnih obvestil o akcijah vplačil brez vstopnih stroškov in morebitnih promocij v zvezi z uspešnostjo poslovanja skladov Družbe. Družba za te namene praviloma, a ne izključno, vodi elektronski naslov posameznika.

 

Družba obdeluje osebne podatke za namen poslovne komunikacije s posamezniki, ki so Družbi oziroma na elektronske naslove in v spletnih obrazcih, objavljenih na spletni strani Družbe, poslali vprašanja ali sporočila. Družba za ta namen pridobi elektronski naslov posameznika ter ostale osebne podatke, ki jih posamezniki prostovoljno zaupajo Družbi. Družba osebne podatke nadalje obdeluje v skladu z vsebino elektronskega sporočila posameznika ter ob upoštevanju vrste in narave razmerja med posameznikom in Družbo. Družba obdeluje osebne podatke uporabnikov spletne aplikacije Moj pristan za namen delovanja spletne aplikacije, za zagotavljanje dostopa do storitev Družbe in za zagotavljanje dostopa do informacij v zvezi s storitvami, ki jih uporabniki spletne aplikacije uporabljajo (pristop k pravilom upravljanja, vpogled v stanje naložb, vplačilo ali izplačilo in podobno). Družba v sklopu spletne aplikacije Moj pristan zbira in obdeluje tudi podatke ob registraciji oziroma ob prijavi (ime, priimek, datum rojstva, davčna št., elektronski naslov, geslo, podatki iz kvalificiranega digitalnega potrdila, ura in datum prijave/odjave, IP naslov,…).

 

Družba za zgoraj izpostavljene namene obdelave osebnih podatkov le-te obdeluje skladno z veljavno zakonodajo, kar pomeni, da se za obdelavo osebnih podatkov štejejo dejanja, kot na primer vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razmnoževanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje osebnih podatkov.

 

Privolitve za obdelavo osebnih podatkov lahko posameznik kadarkoli prekliče skladno s temi Pravili, natančneje opredeljenimi v 10. točki.

 

5. Obdelovalec osebnih podatkov

 

Upravljalec osebnih podatkov je družba PRIMORSKI SKLADI, Upravljanje z investicijskimi skladi, d.o.o., Koper, Pristaniška ulica 12, 6000 Koper – Capodistria, ki jo zastopata predsednik uprave Lučo Benčić in član uprave Mitja Madon. Davčna številka: SI 53819357, matična številka: 5822629000. Vsi dodatni podatki o Družbi so na voljo na spletni strani www.primorski-skladi.si.

 

Družba varuje osebne podatke z uporabo tehničnih in organizacijskih ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov pred nezakonitim ali nepooblaščenim dostopom ali obdelavo. Predmetni ukrepi so oblikovani in prilagojeni poslovanju, informacijskim storitvam in naravi dela Družbe.

 

Ukrepi Družbe za zavarovanje osebnih podatkov temeljijo predvsem na fizičnem, elektronskem in sistemskem nadzoru dostopa, ki onemogoča nepooblaščeno obdelavo oz. zlorabo osebnih podatkov, ter zagotavljanje sledljivosti obdelave osebnih podatkov, ki omogoča poznejše ugotavljanje obdelave. Poleg tega Družba skrbi, da se zaposleni, ki obdelujejo osebne podatke, zavedajo pomembnosti varstva osebnih podatkov in, da so preko različnih izobraževanj seznanjeni s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

 

Do osebnih podatkov poleg zaposlenih pooblaščenih oseb v Družbi dostopajo in jih obdelujejo tudi skrbno izbrani zunanji izvajalci oziroma Obdelovalci, ki so z Družbo sklenili pogodbo o obdelavi osebnih podatkov oziroma vsebinsko enak dogovor ali drug zavezujoč dokument (v nadaljevanju: Pogodba o obdelavi). Obdelovalec osebne podatke obdeluje skladno z vsakokratnimi določili Pogodbe o obdelavi ter za obdobje in v obsegu, ki ga določa Pogodba. Družba od Obdelovalcev zahteva izpolnjevanje najmanj vseh standardov obdelave osebnih podatkov, ki jih predvideva veljavna zakonodaja. Med pogodbene obdelovalce sodijo vpisna mesta, skrbnik premoženja, dobavitelji programske opreme, vzdrževalci spletne strani Družbe, tiskarji, ponudniki storitev arhiviranja podatkov in podobne kategorije uporabnikov.

 

Spletne aplikacije Družbe so dostopne samo po prijavi z individualnim uporabniškim geslom oziroma s kvalificiranim digitalnim potrdilom posameznika.

 

6. Posredovanje podatkov državnim organom

 

Družba na poziv oziroma zahtevo tretjih oseb osebne podatke posreduje tudi naslednjim organom, a ne izključno le, Finančnemu uradu Republike Slovenije, Uradu Republike Slovenije za preprečevanje pranja denarja, sodiščem, centrom za socialno delo, Komisiji za preprečevanje korupcije, Agenciji za trg vrednostnih papirjev, izvršiteljem, ki jih je imenovalo pristojno sodišče ter vsem ostalim državnim organom in institucijam, ki imajo pravico pridobivati osebne podatke na takšen način.

 

Družba zgornjim organom posreduje samo tiste osebne podatke, ki jih posamezen organ v vsakem posameznem primeru od Družbe zahteva.

 

7. Čas hranjenja osebnih podatkov

 

Osebne podatke, ki jih Družba zbira in obdeluje za namene izvajanja veljavne zakonodaje, Družba hrani kolikor je nujno potrebno za dosego namena, za katerega so bili zbrani skladno z zakonsko določenimi roki hrambe za vsak posamezen podatek.

 

Osebne podatke, ki jih Družba hrani na podlagi privolitve posameznika, hrani do preklica privolitve.

 

Osebne podatke, ki jih Družba obdeluje za namene izvedbe nagradnih iger, Družba hrani skladno z veljavno zakonodajo ter skladno z vsakokratnimi pravili posamezne nagradne igre.

 

8. Kontaktna oseba

 

V primeru vprašanj v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v Družbi, lahko posameznik informacije pridobi preko elektronske pošte info@primorski-skladi.si.

 

9. Druge pravice vlagateljev skladno z veljavno zakonodajo

 

• Družba je na zahtevo posameznika dolžna posredovati informacijo o tem, katere osebne podatke obdeluje ter kdo in s kakšnim namenom do njih dostopa. Družba je dolžna posredovati te podatke v razumnem času in na jasen način. Družba je dolžna posamezniku tudi pojasniti vsakega od načinov ter vsak namen obdelave njegovih osebnih podatkov.
• Družba je dolžna posredovati podatke o obdelavi osebnih podatkov posameznika v zvezi z njim v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki.
• Posameznik, katerega osebne podatke Družba obdeluje, ima pravico do popravka osebnih podatkov, če so le ti napačni, zastareli ali kakorkoli drugače neresnični ali neustrezni. V primeru podanega zahtevka za popravek posameznega osebnega podatka si Družba pridržuje pravico zahtevati dokazilo o spremembi oziroma predložitev dokumenta, ki nesporno dokazuje, da je osebni podatek, ki ga vodi oziroma obdeluje Družba neustrezen. Družba je dolžna posameznika o opravljenem popravku obvestiti skladno z vsakokrat veljavno zakonodajo.
• Posameznik ima pravico zahtevati, da Družba obdeluje le osebne podatke, ki so nujno potrebni za izvajanje načinov obdelave osebnih podatkov, s katerimi je posameznik soglašal oziroma, ki jih Družba obdeluje skladno z vsakokrat veljavno zakonodajo.
• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od Družbe zahtevati, da le ta brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, ki jih Družba ne potrebuje več, ki jih Družba ni več dolžna obdelovati skladno z veljavno zakonodajo ter v vseh ostalih primerih, ki jih določa vsakokrat veljavna zakonodaja.
• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od Družbe zahtevati, da le-ta omeji obdelavo in sicer v primerih, ki jih določa veljavna zakonodaja, kot na primer, a ne izključno, ko posameznik oporeka točnosti osebnih podatkov, ki jih obdeluje Družba, jih Družba ne potrebuje več, oziroma jih ni več dolžna obdelovati skladno z vsakokrat veljavno zakonodajo itd.
• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim, ki jih je posredoval Družbi v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljavcu osebnih podatkov, skladno z zahtevami posameznika in v mejah in pod pogoji ki jih določa vsakokrat veljavna zakonodaja.
• Posameznik lahko kadarkoli prekliče soglasje za vse namene obdelave osebnih podatkov, z izjemo zakonsko določenih namenov obdelave osebnih podatkov.
• Posameznik soglasje prekliče skladno z 10. točko teh Pravil, Družba pa ga je o prenehanju obdelave osebnih podatkov dolžna obvestiti skladno z vsakokrat veljavno zakonodajo.
• Posameznik ima pravico do ene (brezplačne) kopije osebnih podatkov v elektronski ali tiskani obliki, za dodatne kopije, lahko Družba zaračuna razumno pristojbino ob upoštevanju stroškov priprave kopije.
• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od Družbe zahtevati, da zanj ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov, ki ima pravne učinke v zvezi z njim ali na podoben način nanj znatno vpliva, če so izpolnjene predpostavke iz člena 22 Splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in sveta z dne 27. aprila 2016).
• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu, to je Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, če meni, da je pri obdelavi njegovih osebnih podatkov prišlo do kršitve veljavne zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov.

 

Zahtevo o uveljavljanju katerekoli od zgoraj opisanih pravic, posameznik pošlje na elektronski naslov info@primorski-skladi.si oziroma na naslov Družbe (PRIMORSKI SKLADI, d.o.o., Koper, Pristaniška ulica 12, 6000 Koper – Capodistria).

 

10. Možnost preklica privolitev za obdelavo podatkov vlagateljev

 

Vse privolitve za obdelavo osebnih podatkov, razen tistih, ki jih je Družba dolžna obdelovati skladno z veljavno zakonodajo, lahko vlagatelj ali posameznik kadarkoli prekliče na naslednje načine:

• da na elektronski naslov info@primorski-skladi.si pošlje pravilno izpolnjen in podpisan obrazec  Privolitev za obdelavo osebnih podatkov;
• da na naslov Družbe (Pristaniška ulica 12, 6000 Koper – Capodistria) po pošti pošlje pravilno izpolnjen in podpisan obrazec  Privolitev za obdelavo osebnih podatkov;
• da se v času uradnih ur osebno zglasi na sedežu Družbe (Pristaniška ulica 12, 6000 Koper – Capodistria) ali na enem od vpisnih mest Družbe ter izpolni in podpiše obrazec  Privolitev za obdelavo osebnih podatkov;
• s klikom na povezavo za odjavo na koncu obvestila, ki ga prejme na elektronsko pošto.

 

Obrazec Privolitev za obdelavo osebnih podatkov je na voljo v elektronski obliki na spletni strani www.primorski-skladi.si ali v tiskani verziji v času uradnih ur na sedežu Družbe (Pristaniška ulica 12, 6000 Koper – Capodistria) in na vseh vpisnih mestih Družbe.

 

11. Splošne določbe

 

Ta Pravila se lahko kadarkoli spremenijo ali dopolnijo, pri čemer vedno velja zadnja veljavna verzija, kar je razvidno iz datuma sprejetja verzije Pravil. Vsakokrat veljavna verzija Pravil je objavljena na spletni strani www.primorski-skladi.si, v fizični obliki pa so Pravila na voljo na sedežu Družbe (Pristaniška ulica 12, 6000 Koper – Capodistria) oziroma na vseh vpisnih mestih Družbe v času uradnih ur.

 

Ta Pravila veljajo od 4.5.2022.

 

Predsednik uprave: Lučo Benčić

Član uprave: Mitja Madon